Marketingteams optimieren und Fokus stärken: Strategien gegen Butterfly-Teams für mehr Effizienz

Optimieren flatterhafter Marketingteams durch Strukturen für Effizienz und Effektivität

Wenn ein Marketingteam ständig beschäftigt ist, aber nur selten effektiv arbeitet, könnte es sich um ein "Butterfly-Team" handeln. Dieses Phänomen tritt häufig auf, wenn Teams von Projekt zu Projekt oder von Trend zu Trend springen, ohne eine klare Strategie oder Ziele zu verfolgen - wie ein Schmetterling. Dies führt dazu, dass sich die Teams verzetteln und viele Projekte nicht zu Ende führen. Ein überfordertes, ineffektives und ineffizientes Marketing-Team ist die Folge. Um solche Teams wieder auf einen strategischeren und produktiveren Weg zu bringen, bedarf es Änderungen auf mehreren Ebenen.

Das müssen Sie wissen, um ein Marketingteam aus dem Chaos führen und den Fokus zurückgewinnen - inklusive Leitfaden.

Inhalte des Artikels

Was ist ein Butterfly-Team?

Wie erkenne ich ein Butterfly-Team?

Wie entstehen Butterfly-Teams?

Welche Auswirkungen hat ein Butterfly-Team auf mein Unternehmen?

Ein praktischer Leitfaden um Butterfly-Teams wieder auf Kurs zu bringen

Bild: "Butterfly" von Maria Mancini. Acryl auf Leinwand, 2024

Was ist ein Butterfly-Team?

Im Marketing ist es wichtig, neue Techniken und Tools zu nutzen und schnell auf Marktveränderungen und Trends zu reagieren. Butterfly-Teams fehlt jedoch oft die strategische Ausrichtung. Sie fliegen wie ein Schmetterling von einem Projekt oder Trend zum nächsten, ohne einen belastbaren und konsistenten Plan. Statt strategisch zu arbeiten, agieren sie reaktiv. Auch wenn diese Arbeitsweise nach außen im besten Fall dynamisch wirkt, führt sie in der Regel zu Ressourcenverschwendung, unfertigen Projekten und unzureichender Umsetzung von Marketingstrategien - und zu gestressten Teams.

Wie erkenne ich ein Butterfly-Team?

In der Regel erkennt man diese Teams an den folgenden "Red Flags":

🚩 Viele, unerledigte Projekte

🚩 Inkonsistente Botschaften und Positionierung

🚩 Keine klaren, nachvollziehbaren Strategien und Ziele, weder kurz- noch langfristig

🚩 Hohe Anfälligkeit für externe Einflüsse, seien es Kollegen oder neue Trends

🚩 Überforderte Teammitglieder

Butterfly-Teams sind eher in mittelständischen Unternehmen oder Start-ups in der Wachstumsphase anzutreffen als in Großkonzernen. Dies liegt möglicherweise an den kurzen Kommunikations- und Entscheidungswegen ("Arbeiten auf Zuruf") oder einem geringen Reifegrad der Marketingplanung und geringem Formalisierungsgrad der Abstimmung.

Wie entstehen Butterfly-Teams?

Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Marketingteam zu einem Butterfly-Team wird:

1. Fehlende strategische Ausrichtung: Es gibt keine klar definierte Marketingstrategie und keine langfristigen Ziele.

2. Druck von anderen Abteilungen oder der Geschäftsleitung: Wahllose, ungeregelte Anfragen von anderen Teams zwingen das Marketingteam ständig den Fokus zu wechseln, um den einzelnen ungeregelten Anfragen Herr zu werden.

3. Übertriebener Innovationsdrang: Der ständige Drang, wettbewerbsfähig zu bleiben und neue Tools und Trends auszuprobieren, ohne den strategischen Fit zu berücksichtigen.

4. Mangelnde Führung: Es fehlt an Führung und klaren Anweisungen, um das Team auf die Unternehmensziele auszurichten.

Ein Marketingteam wird also dann zum chaotischen Butterfly-Team, wenn es aufgrund fehlender Führung und strategischer Ausrichtung den Fokus verliert und in reaktives Arbeiten verfällt.

Welche Auswirkungen hat ein Butterfly-Team auf mein Unternehmen?

1. Auswirkungen auf die Teammoral: Unklare Prioritäten und ständige Richtungswechsel führen zu Stress und Frustration

2. Auswirkungen auf die Marketingeffektivität: Ohne eine kohärente Strategie leidet die Umsetzung der Marketingaktivitäten.

3. Auswirkungen auf das Geschäft: Butterfly-Teams verschwenden Ressourcen - Zeit, Budget und Personal - für ineffektive oder unfertige Projekte.

Butterfly-Teams wirken sich nicht nur negativ auf die Fluktuation im Team aus, sondern auch auf den ROI und den Umsatz.

Ein praktischer Leitfaden um Butterfly-Teams wieder auf Kurs zu bringen

Um ein Butterfly-Team auf Kurs zu bringen und zu fokussieren, bieten sich folgende Schritte an. Sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht oder ist die Situation im Team zu verfahren, ziehen Sie einen erfahrenen externen Marketingberater hinzu, der mit und für Sie Struktur ins Team bringen kann und die Ergebnisse nachhält.

1. Bestandsaufnahme

Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle (!) laufenden und geplanten Projekte, inklusive der "Man müsste mal-Projekte". Tools wie Miro oder einfache Karteikarten an der Wand helfen, die laufenden Projekte, die aktuelle Auslastung und die Prozesse für alle sichtbar darzustellen. Sehen Sie am Ende spürbar zu viele Karten auf der Wand, werten Sie das als Zeichen... Die Projekte werden dann gemeinsam, auch mit anderen Teams, nach strategischer Bedeutung und Ressourcenbedarf priorisiert.

2. Entwicklung einer Strategie und eines Marketingplans

Nach der Bestandsaufnahme ist es wichtig, eine klare Marketingstrategie und einen Plan zu entwickeln. Erstaunlich viele Unternehmen operieren ohne eine klar strukturierte Strategie. Dies ist aber unerlässlich, um ein Marketingteam zu optimieren und Grundlage für den Erfolg. Aufgrund der bisherigen Arbeitsweise und mangelnder Fachkenntnisse kann die Entwicklung einer Marketingstrategie und eines Marketingplans für Butterfly-Teams eine Herausforderung darstellen. In diesem Fall sollte externe Hilfe, sei es durch eine spezialisierte Agentur, einen Interimsmanager oder einen Marketingberater, zumindest in Betracht gezogen werden.

• Definition der Marketingstrategie: Mit der Strategie legen Sie klare Leitplanken und Ziele fest, definieren Ihre Zielgruppen und formulieren zentrale Botschaften. Gerade bei sehr chaotischen Teams in KMU empfiehlt es sich, die Strategie für alle verständlich und nachvollziehbar zu halten, damit sie auch eingehalten wird.

• Erstellen Sie einen detaillierten Marketingplan: Brechen Sie die Strategie auf konkrete Maßnahmen, Zeitpläne, Budgets und KPIs herunter. Der Plan dient dem Team als Fahrplan, um sich auf die wichtigsten Aktivitäten zu konzentrieren.

3. Klare Ziele und Grenzen setzen

Teilen Sie die Strategie und den Plan regelmäßig mit allen relevanten Stakeholdern. Jeder im Team sollte seine Rolle und die erwarteten Ergebnisse verstehen. Etablieren Sie darüber hinaus klare Prozesse, wie andere Abteilungen Anfragen an das Marketing-Team stellen können, um vermeintlich "unkoordinierten Anfragen" ("Könnt Ihr nicht mal eben schnell") vorzubeugen.

4. Kommunikation und Zusammenarbeit fördern

Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied. Führen Sie regelmäßige Debriefings nach Projekten durch, um Prozesse zu optimieren. Etablieren Sie einen „Ideenfilter“, um neue Vorschläge anhand ihrer strategischen Relevanz und ihrem potenziellen ROI zu bewerten.

5. Konsistenz

Die oben genannten Schritte müssen kontinuierlich angewendet werden, um langfristig erfolgreich zu sein. Wiederholen Sie den Prozess regelmäßig.

Fazit

Letztlich geht es nicht nur darum, Ressourcen und Zeit effizienter zu nutzen, sondern auch darum, die Beziehungen zu anderen Teams und Führungskräften zu verbessern. Ein fokussiertes, strategisch ausgerichtetes Marketing-Team wird nicht nur bessere Ergebnisse liefern, sondern dabei auch weniger gestresst sein.

Über mich und meine Arbeit

Ich bin Julia und gestalte mit mittelständischen B2B- und B2B2C-Unternehmen die zukunftssichere Neuausrichtung ihres Marketings, in der Regel im Rahmen größerer Transformationsprozesse oder M&A. Wenn ich mit Ihnen die Transformation ihres Marketings vorantreiben soll, lassen Sie uns sprechen.

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Mehr Informationen über mich und meine Arbeit als B2B Marketing Consultant, Interim Marketing Manager und Fractional CMO (oder wie auch immer wir die Rolle dann nennen wollen) finden Sie unter Leistungen.

Randnotizen

Ich arbeite in der Regel für mittelständische Unternehmen mit B2B- und B2B2C-Geschäftsmodellen mit mindestens achtstelligem Umsatz. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieser Unternehmen schreibe ich auch meine Texte.

Foto-Credit: Foto von Hulki Okan Tabak auf Unsplash